Bạn có bao giờ cần gửi email quan trọng vào một thời điểm cụ thể, nhưng lại sợ quên mất? Đừng lo, Outlook đã trang bị sẵn tính năng hẹn giờ gửi mail, giúp bạn lên lịch gửi email tự động một cách dễ dàng.
Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách hẹn giờ, trì hoãn và sắp xếp gửi email tự động trong Outlook, giúp bạn tối ưu hóa hiệu suất làm việc và không bỏ lỡ bất kỳ email quan trọng nào.
I. Lợi Ích Của Việc Hẹn Giờ Gửi Email Trong Outlook
Hẹn giờ gửi email không chỉ giúp bạn gửi email đúng thời điểm mà còn mang lại nhiều lợi ích bất ngờ:
- Duy trì tính chuyên nghiệp: Gửi email vào giờ hành chính, tránh làm phiền đối tác, khách hàng vào thời gian nghỉ ngơi.
- Tăng khả năng email được đọc: Chọn thời điểm gửi email phù hợp với đối tượng nhận, tăng khả năng email được mở và phản hồi.
- Nâng cao hiệu quả quản lý thời gian: Lên lịch gửi email tự động, giải phóng thời gian cho các công việc khác.
II. Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Hẹn Giờ Gửi Email Trong Outlook
1. Các Bước Thực Hiện Nhanh:
- Mở Outlook, soạn email như bình thường.
- Chọn Options > Delay Delivery.
- Trong mục Delivery options, tích chọn Do not deliver before.
- Chọn ngày giờ gửi mong muốn.
- Nhấn Close > Send.
2. Hướng Dẫn Chi Tiết:
Bước 1: Soạn Email
Mở Outlook và soạn email như bình thường, bao gồm nhập địa chỉ người nhận, chủ đề và nội dung email.
Bước 2: Chọn Tùy Chọn Hẹn Giờ Gửi
- Nhấn vào tab Options.
- Trong nhóm More Options, chọn Delay Delivery.
Bước 3: Cài Đặt Thời Gian Gửi
- Trong hộp thoại Properties, tích chọn ô Do not deliver before.
- Chọn ngày và giờ muốn gửi email.
Bước 4: Gửi Email
- Nhấn Close để đóng hộp thoại Properties.
- Nhấn Send để lên lịch gửi email.
Lưu ý:
- Email đã lên lịch sẽ nằm trong thư mục Outbox cho đến khi được gửi đi.
- Outlook cần được mở vào thời điểm gửi email đã lên lịch. Nếu Outlook tắt, email sẽ được gửi vào lần tiếp theo bạn mở ứng dụng.
III. Hủy Hoặc Thay Đổi Lịch Gửi Email
1. Hướng Dẫn Nhanh:
- Mở thư mục Outbox.
- Mở email cần thay đổi.
- Chọn Options > Delay Delivery.
- Bỏ chọn hoặc thay đổi ngày giờ gửi.
- Nhấn Close > Send.
2. Hướng Dẫn Chi Tiết:
Bước 1: Truy Cập Email Đã Lên Lịch
Mở thư mục Outbox và nhấp đúp vào email muốn hủy hoặc thay đổi lịch gửi.
Bước 2: Thay Đổi Tùy Chọn Gửi
- Chọn tab Options.
- Chọn Delay Delivery trong nhóm More Options.
Bước 3: Hủy Hoặc Thay Đổi Lịch Gửi
- Để hủy hẹn giờ, bỏ chọn Do not deliver before.
- Để thay đổi lịch gửi, chọn ngày giờ mới.
Bước 4: Xác Nhận Thay Đổi
- Nhấn Close để đóng hộp thoại Properties.
- Nhấn Send để lưu thay đổi.
IV. Trì Hoãn Gửi Tất Cả Email Trong Outlook
Bạn có thể thiết lập trì hoãn gửi cho tất cả email trong Outlook theo các bước sau:
Bước 1: Trong tab Home, chọn Rules > Manage Rules & Alerts.
Bước 2: Chọn New Rule.
Bước 3: Chọn Apply rule on messages I send > Next.
Bước 4: Nhấn Next > Yes để áp dụng cho tất cả email gửi đi.
Bước 5: Chọn defer delivery by a number of minutes > a number of.
Bước 6: Nhập số phút muốn trì hoãn > OK > Next.
Bước 7: Đặt tên cho rule, tích chọn Turn on this rule > Finish.
Lưu ý: Tính năng này chỉ khả dụng trên Outlook phiên bản desktop, không áp dụng cho Outlook Web.
V. Kết Luận
Hẹn giờ gửi email là một tính năng hữu ích, giúp bạn quản lý công việc hiệu quả và nâng cao tính chuyên nghiệp. Hy vọng bài viết đã cung cấp thông tin hữu ích, giúp bạn khai thác tối đa tính năng này trong Outlook.
